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タスク管理ができないと悩む方へ。todoリストだけを使って管理してませんか?

「todoリストを作っているのに、やり忘れてしまう・・」ってこと、ありませんか?
やるべきことをリスト化してひとつずつ実行していく「Todoリスト」は、よく使われるタスク管理方法ですが、実は欠点があります。

それは、「いつまでに終わらせて、どれくらい進んでいるか」という点が確認しにくい点。

なぜ忘れてしまうのか。
どうすればヌケモレが減らせるようになるのか。

僕が実践している方法をお伝えします!

タスク管理は4段階で管理する

僕がおすすめするのは、タスクを4段階に分ける方法です。

  • todo(やること)
  • doing(やっていること)
  • review(チェックまち)
  • done(完了)

この4段階。
タスクを4段階に分けておけば、「今どんなタスクがあって、誰が担当しているのか」が明確になり、忘れることやヌケモレが減らせますよ。

仕事だと、一人で完結する作業って少ないもの。
上司の確認が必要だったり、一度チームメンバーにやってもらってから次にまた自分が担当したり。
だからこそ、自分自身が忙しいと依頼したことすら忘れていた。なんて経験ありませんか?

todoリストだけでタスク管理しようとすると、この「今どんなタスクがあって、誰が担当しているのか」が管理しにくいんですね。
タスクが戻ってきたときや変更があったときに、リストを更新するのもめんどう。

これらの点を解消するのが「タスクを4段階に分ける」という方法です。

仕事のタスク管理に最適なツール「trello(トレロ)」

タスクを4段階に分ける管理方法に最適なオンラインツールが「trello(トレロ)」。
google chromeやsafariといったブラウザで閲覧するオンラインツールなので、windowsでもmacでも同じように使えますよ。

Treloには、

・カード
・リスト
・ボード

という3つの概念がありまして、ざっくり説明すると、

  • カードにタスクを記入
  • カードをまとめるのが、リスト
  • リストをまとめるのが、ボード

という構成になっています。
ひとつずつ順番に説明していきますね。

カード

trellonの使い方

カードにやることを書いていきます。
カードに書けるのは、

・期限日
・さらに細かいTodoのチェックリスト
・画像などの添付ファイル
・担当者(メンバー)の設定
・タスクに対するコメント

todoリストの欠点である、「いつまでにやるか分かりにくい」という点が解消されていますよね。
さらに、タスクに対するコメントも残せるため、チームで仕事をする場合にもコミュニケーションがしやすいよう工夫されています。

もちろん、自分の作業進捗メモとして使ってもOK。
途中でタスクを切り替えるシーンって結構ありませんか?
「あれー?あの作業ってどこまでやっていたっけ?」となると、もう一度作業効率を戻すために時間がかかってしまいます。

そんなときに、「どこまでやったか」をメモしておくと、タスクを切り替えてもすぐに戻ることができて、格段に作業スピードがアップします!

リスト


カードをまとめておくのが「リスト」です。
このリストを

  • todo(やること)
  • doing(やっていること)
  • review(チェックまち)
  • done(完了)

の4つに分けて使っています。
それぞれのリストに配置されたカードは、ドラッグアンドドロップで動かせるので、管理もカンタン!

ボード


ボードはリストをまとめるもの。ホワイトボードに紙のふせんが貼ってある、と考えるとわかりやすいでしょう。
僕は、月ごとや週ごとなどプロジェクトごとに管理しやすい単位でボードを使い分けています。

例えば、
・8月のボード
・9月のボード
といった具合ですね。

仕事の内容によっては、週単位の方がやりやすい場合もあると思います。
あなたが使いやすい単位でボードを作ってみてくださいね。

タスク管理は忘れないようにするため・・じゃない?

todoリストだけでタスク管理しようとすると、次のようなデメリットがあります。
きっとあなたも感じたことがあるはず・・。

  • どのタスクが優先なのか分かりづらい
  • 優先順位が変わると入れ替えしづらい
  • どこまで進んでいるか分からない

Trelloを使ったタスク管理方法で優れているのは、「チェックまち」も管理している点。

タスク管理は、
「忘れないようにするために管理する」
のではなく、
「忘れてもいいように管理する」
こと。
つまり、覚えてなくてもいいことは忘れる。言い換えると、みれば思い出せるようにしておく。

・優先順位の低いタスク
・人に渡って戻ってくる予定のタスク

そういったタスクを一旦忘れて、やるべきことは予定しつつ、目の前のことに集中できるようにする。
それが、タスク管理の本質です!

この記事が少しでも、あなたのお役に立てればうれしいです。

ではでは。

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